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如何給出一份好的上台簡報:10個簡單又有效的秘訣

如何給出一份好的上台簡報:10個簡單又有效的秘訣

無論你是相當有經驗的職業人士,或是一個實習生或學生,上台簡報可能是個相當有壓力的任務,特別當你得用外語簡報時。但是,下一點功夫,再納入以下10個秘訣,你就能把上台簡報的表現從「好」提升到「很好」。

身為一個多年經驗的英語老師,我長期練習上台簡報,更也幾乎每天看著我的學生們上台報告,以下是我對於如何給出一個好的上台簡報表現,一些親身經歷與測試過的秘訣:

1.利用沈默

一般來說,人們並不喜歡沈默。沈默讓人感到不舒服、感到尷尬(也因此才有「尷尬的沈默」一詞)。但是,在上台簡報途中,沈默能夠成為你的好朋友。當你站上舞台準備開始的那一刻,所有人的眼睛都會聚焦在你身上,這時,你該做什麼?試著站在那兒短暫片刻,僅僅保持沈默,一口深呼吸,然後繼續維持沈默的狀態。這可能會讓你感到不舒服,甚至尷尬,但是透過這個步驟,你會看到你的觀眾們帶著期待傾身,渴望聆聽你接下來要說的話。

此外,記得在整個簡報過程使用沈默的力量,透過沈默去建立焦慮、去凸顯強調重點,同時也記得避免使用那些不清不楚的填空字詞,如嗯、呃、啊等。

2.了解身體語言

專家曾說,55%的外向溝通都是非語言式的溝通。當上台簡報時,你得強調你的身體語言,試著不要太常四處亂動、別按筆頭、別擺動雙腳、別整頓衣服、別打哈欠(試著忍住)。然後在簡報期間,試著不要站到你的視覺簡報前面,這一點或許看起來是明顯的錯誤,但是請記得,如果站到你的視覺簡報前面,你的觀眾就看不到你的訊息。另外,如果你非得在簡報中移動,記得保持沈穩。

3.說故事

人們都愛故事,我們喜歡聽故事,我們也愛說故事。每個人,沒有例外,都喜歡聽到一個好的故事。因此,在思考如何開始你的簡報時,為何不從一些與我們每個人都有共鳴的「故事」開始呢?「女士與先生大家好,今天,我想要跟你們分享一個故事……。」這個故事應該自然地與某人有關,可能與你自己或是他人有關,或是與歷史、未來有關,不論如何,試著用文字畫一幅畫,讓這幅畫和聽眾的感官連結,帶他們走段聽故事的旅程。

4.視覺化

一張圖片能夠表達幾千個文字,影像能帶來的影響力量遠超過文字。上台簡報中最常犯的錯誤,或許就是過度使用文字,這個問題的產生只有一個原因,在上台簡報途中,你的重點應該在說出的話,而當一張簡報裡有過多的文字時,你的觀眾只會把重點放在閱讀上。如果你的觀眾大多時間都在閱讀,他們沒在做的事是什麼?聽你說話。

除此之外,當一張圖片搭配文字時,人們比較容易去記憶事情,這是經科學證實的論述。這個理論可以應用在所有領域上,無論是事實論述、統計結果或是一個故事,如果你把它們和一張圖片一起呈現,人們比較容易去記住它。

5.進行眼神接觸

眼神接觸是身體語言另一個重要的部分,如果你正在看著簡報筆記(這完全沒問題),記得不要整個簡報過程眼神都往下看。請記住,簡報筆記只是保持記憶前進的一些關鍵文字,你的眼睛得盡可能地往前看。簡報筆記得保持簡單明瞭。

當你和觀眾互動時,記得用眼神掃描整個簡報空間,和一些觀眾鎖定眼神,接著再繼續掃描,這樣能夠讓這個簡報變得更像一段對話,就像你正在「和」他們說話,而不是「對著」他們。此外,千萬別只看著一個觀眾(如教授、訪談者、評審等),這可能會讓情況變得尷尬。

6.和你的觀眾們互動

人們擅長很多事情,然而,長時間專心或許不是他們擅長的事之一。平均成人大約在8秒至20分鐘之間的時間,就會失去專注力。在你的簡報途中,讓觀眾們從事一些活動,是一個改變情勢、維持他們專注力的好方法。你或許能夠丟出一個問題來徵求回答、尋求他們舉手來表達意見、或許可以說「閉上眼睛,去回想某個時刻…」,或者說個笑話,讓他們在歡笑中保持興奮感。

無論你做什麼,記得讓這個行為無法被預料。你的觀眾可能會感到無聊、開始使用手機或閉上眼睛,與他們互動可以預防他們做這些事情,並且幫助他們專注在你的談話上。

7.慢下步調

簡單來說,在簡報過程中講話太慢幾乎是不可能的事。但是先慢下來,接著再慢一點,清楚地唸出每一個字,並且別太擔心自己沒有完美的發音或無瑕的文法,你的觀眾比你想的還不在意這些事情。

如果你正在以外語進行簡報(舉例來說,英文),把步調慢下來相當重要。你可能會因為自己的英文程度有不安全感,但是,你不應該這樣想。你口中說出的話,才是最重要的,只要記住把你的論點說清楚、保持自信地闡述你的論點,這樣就相當足夠。

8.少即是多

除了週末和假日以外,生活中大部分的事情都是太長過於太短。想想看,你的最後一堂課、會議、討論會、航空旅程等,你會經歷這些然後告訴自己「這段時間太短」嗎?或許不會。所以,把這個點子記在腦中,當你把愈多資訊告訴聽眾時,他們忘記的愈多;他們忘記的愈多,記得則愈少。保持一切簡單,在你的簡報中只提供一個清楚明瞭的想法。少在這裡即是多。

9.完美的結束

你的簡報如何劃下句點,幾乎和你如何開始一樣重要。問問你自己,你給予的首要禮物是什麼?整個簡報的隱含訊息是什麼?試著用一個句子去涵括他們。此外,創造一些值得分享的想法,然後,用一個強而有力的概念當作結論,讓它在台下觀眾的頭腦裡唱出迴響。

10.說出感謝

台下的觀眾才剛給了你相當有價值的東西:他們的時間。記得對此跟他們說聲謝謝。

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